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[企业空间] 【工作中心】——重新定义你的工作方式

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瞌睡虫的头像 楼主
发表于 2017-1-18 15:08:54 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 瞌睡虫 于 2017-1-18 15:11 编辑

 《听说精英都是清单控》,自从看了这本书以后,小编迫不及待的想为大家介绍这款自家精英应用——工作中心。


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  在使用工作中心之前,先跟大家介绍几个概念,让大家更好的去理解我们的工作中心并且使用它,最后爱上它。

  什么是GTD?

  工作中心的设计理念基于这个概念。

  GTD是Getting Things Done的缩写,翻译过来就是“把事情做完”,GTD的核心理念概括就是必须记录下来要做的事,然后整理安排并使自己一一去执行。GTD的五个核心原则是:搜集、整理、组织、回顾、执行。(提出者David Allen(戴维·艾伦))

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  搜集  

  把任何需要跟踪、牢记或者做的事情记在Allen称之为‘水桶’的地方:一个收件箱,电子邮箱,磁带,笔记本PDA,或者它们的组合。把你脑子里的任何东西都拿出来放到你的搜集设备里,准备好做下一步的处理。每星期所有的水桶都应该被至少清空一次。

  整理  

  处理你的收件箱要遵循一个严格的工作流程:

  • 从最上面开始,一次处理一项;


  • 不把任何东西放回收件箱;


  • 如果任何一项需要做(如果花的时间少于两分钟);


  • 委托别人完成,或者把它延期;否则,把它存档以便查询;


  • 把它扔掉,或者使它成熟以便下一步的处理。


  两分钟原则:任何事情如果花的时间少于两分钟,那么马上就去做。两分钟是一个分水岭,这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。

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  组织  

  Allen描述了一个建议的列表集合,你可以用来跟踪需要关注的项目:

  下一步行动——对于每个需要你关注的事项,定好什么是你可以实际采取的下一步行动。例如,如果事项为“写项目报告”,下一步行动可能会是“给张三发邮件开个简短会议”,或者“给李四打电话问报告的要求”,或者类似的事情。虽然要完成这个事项,可能会有很多的步骤和行动,但是其中一定会有你需要首先去做的事情,这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。较好的做法是把这些事项根据能够被完成的“环境”整理分类,例如“在办公室”,“用电话”,“在商场”。

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  项目——每个需要多于一个实际的行动才能达到的生活或者工作中的“开放式回路”就是一个“项目”.使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目,都有一个下一步的行动进行下去。

  等待——当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件,就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者需要发出一个提醒。

  将来/可能——这些事情你需要在某个点去做,但是不是马上。例如:“学习PS”,或者“进行一个潜水假期”。

  GTD的最后一个关键组织模块是归档系统.

  “Getting Things Done”书里说如果要用一个归档系统,那它必须得是简单易用和有趣。即使是一张纸,如果你需要用来记录参考信息,如果不属于你已经有的一个目录,也要有自己的文件组织方式。你可以维护一个按照字母顺序组织的归档系统,这样可以比较容易快速的存储和提取你所想要的信息。

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  回顾  

  如果你不至少每天回顾检查,那么你的行动和提醒的列表将会变的毫无用处。以你当时拥有的精力,资源和时间,决定什么是对你来说最重要的事情,然后做。如果你倾向于拖延,你可能会老是做最容易的事情,避免那些难的。为了解决这个问题,你可以一个接一个地做列表上的事情,按照它们的顺序,就象你处理你的收件箱一样。

  至少以星期为周期,GTD要求你回顾所有你比较主要的“行动”,“项目”和“等待”的事项,确保所有的新任务或者即将到来的事件都进入你的系统,而且所有的事情都更新到符合最新的情况。Allen建议制作一个“难题档案”来帮助你更新你关于主要行动的记忆。

  执行

  如果你把你的时间都花在组织工作,而不是做它们,那么所有的GTD系统都是不好用的!David Allen的观点是,如果你可以把必须做的事情,让它变得简单、容易、有趣的话,那你就比较不会拖延、或者被太多的“开放性回路”所压倒。

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  为什么精英都是清单控

  工作中心引入了清单的概念。

  玛丹娜、玛莎.史都华、约翰.蓝侬、艾伦.狄珍妮丝(《艾伦爱说笑》节目主持人)、美国开国元勋富兰克林、前总统里根、达文西、爱迪生、乡村歌手强尼.凯许(Johnny Cash),你知道吗?这些名人除了都是事业有成甚至功绩卓着以外,还有个共通点:

  他们全都是爱列清单的人!

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  研究发现,63%的专业人士会把待办事项拟成清单,我的生活就是不断在列清单。

  ● 要写的文章

  ● 要去的地方

  ● 要想的idea

  ● 要试的app

  ● 要做的项目

  ● 想读的书单

  ● 要办的活动

  ......

  把事情写下来本身就是一件充满力量的事情。加州多明尼克大学教授盖尔.马修(Gail Matthews)博士的研究发现,把事情写下来,最后能做到的机率,会提高三成。

  比如为什么我的演讲比别人强?“第一,因为我的天分;第二,作为职业演讲人平时搜集的素材,遇到好玩的随手记下来,长年累月的积累,需要时信手拈来。用什么记呢?还在等什么,想要提升演讲技巧就赶紧把工作中心用起来吧!

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  有54%的人觉得自己每天在原地打转,如果你也是其中一个的话,我有个好消息要告诉你:这不是你的宿命,你可以改变。你会有时间休息放松,看本闲书,看一部电影,修剪的鲜花,发展你的兴趣......拥抱清单式思考,你就可以重新拥抱你美好的生活,因为清单可以帮助你把该做的事情切成小块,让你可以细嚼慢咽,比如给你一大块牛排又不给你刀叉,难怪你会不知从何下手。

  企业空间工作中心基于清单的理念,以清单模式分类聚合企业空间用户所有应用的工作事项。解决用户对碎片信息、工作多来源的统一管理,为用户更好地在不同场景下快速查看,管理自己的工作事项。目前同步了任务应用,按照时间、文件夹、清单等方式存放,便于用户快速阅览安排自己的工作;你也可以直接在工作中心快速创建自己的工作事项,并同步到其他任务应用中去。日后还将和其他应用对接,真正实现碎片化信息统一管理。

  工作中心为你提供一个集中管理的入口,合理根据清单形式安排自己的工作,让你高效工作并处理业务。

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