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[财务共享] 对共享财务中心的理解

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cat77的头像 楼主
发表于 2016-8-24 14:45:51 | 显示全部楼层 |阅读模式
  我们一直推的是“集中管控、协同商务”的理念。

  在财务领域,我们一直强调的是“集团财务,集中管控”。

  哪么,最近一两年国内逐渐火热的“共享财务中心”和以往的“集团财务、集中管控”有什么差异呢?

  上周有同学来问我,我说从软件功能层面没啥不一样,就是多了票据的电子影像管理。细细想来,软件功能之外的理念和应用场景的差异还是相当大的。

  集中管控强调数据实时透明

  以往的“集团财务、集中管控”强调的是在基于信息技术实现的集中部署的财务系统中,集团总部可以对下级单位的财务数据进行透明监控,可以对下级单位的每笔资金异动进行实时的监控。

  在“集中管控”模式下,集团企业的组织架构、人员岗位设置不会有所变化,集团总部、各分子公司各有各的财务部门和岗位。

  共享财务中心强调岗位合并

  共享财务中心的模式要求从实体组织、实体岗位层面入手进行大集中,将财务领域一些标准化的高频度的事务处理岗位合并集中到总部(或者单独成立的“共享财务中心”虚拟组织中),集团下属的分子公司不再设置相同的事务处理岗位。

  显然,通过共享财务中心可以集中处理集团范围内的标准化财务事务,可以优化减少事务性岗位。

  反过来,通过推行共享财务中心,可以让日常财务事务的处理更规范更统一,效率更高。

  实现共享财务中心模式要求企业必须在实体组织、岗位、人员安排等方面有对应的调整和安排。

  也不是所有企业都适合搞共享财务中心,要根据投入产出情况、事务处理的效率提升等诸多方面进行综合判断。

  共享财务中心并不意味着集权

  集团范围内涉及到财务管理方面的决策事务,可以是集权的,也可以是下属机构分权决策,共享财务中心共享的只是事务处理岗位集中共享而已,原有的决策流程、审批流程、支付流程不因此而受影响。

  共享财务中心有利于深化管理

  以差旅费的报销处理为例来说明。

  企业的商旅管理实质上是差旅费的前端流程。机票、酒店的预定、报销等工作均能够实现标准化,且大量重复。在对于一个人员众多,下属机构众多,出差频繁的企业来说,差旅费发生频率甚高。财务共享服务中心也因此面对大量的差旅费核算。在这种情况下,如果将现有进行差旅费核算的人员部分释放,并补充一些人员进行商旅管理,一定能够带来整体成本的节约。

  共享财务中心带来的风险

  1:在单据扫描的情况下出现虚拟票据、重复使用票据等风险;

  2:不见实物票据,只对票据影像审批的风险;

  3:实物票据保管、交接的风险;

  共享财务中心在产品层面的特殊要求

  1产品功能层面在以往“集中管控”模式下,集团下属各机构登录到自己的公司(组织)中做事务处理。

  在“共享财务中心”模式下,集团下属各机构不再设置财务事务处理岗,改由总部的共享中心的处理岗位集中处理,这就意味着“共享财务中心”的操作员要连续不断的同时为n个公司(组织)处理事务,必须避免频繁的组织切换,在一个画面中就能连续工作。

  2实物票据及影像资料的管理集团总部和下属分支机构通常分处异地,实物票据要怎么管理,有怎样的流程?怎样加速整个事务处理,不因实物票据的邮寄而等待?这就涉及到实物票据的处理流程和影像资料的的管理。

  影像资料的管理的最大价值在于,通过实物票据和影像资料建立关联关系后,实物票据直接进入档案中心进行归档管理,实现了共享财务中心的无纸化办公。

  影像资料的处理涉及很多细节,如:

  要考虑是集中扫描,或者是分散扫描;

  要考虑贴票方式的变化(以往是叠着贴,共享服务中心模式下要扫描影像所以要无遮挡平铺着贴);

  要对提交的影像自动产生有条形码(二维码)的可打印封面;

  要设立扫描岗或初审岗;

  通过扫条码(二维码),建立起票据影像资料和系统中报销单据的关联;

  双屏作业模式,一屏是报销单据,另一屏是票据影像;

  3任务分派与派工池将收到的m个报销作业分派给n个岗位进行处理,这n个岗位可能又分为x个小组,要将作业任务的分派、状态、效率统计管理起来。

  总结

  共享财务中心并不是新概念,在财务以往的领域中,如销售接单和采购环节早就有了类似的实践。

  如U9ERP中的“集中接单,分散生产”的理念就是指将原各工厂的分别接单职能集中到虚拟的订单中心统一处理,之后再分发给各工厂执行生产和出货。

  订单处理无非是确定价格(促销折扣),确定信用(预收款)、查可用量(锁库)、分配生产工厂或出货地点,因此,订单处理过程是标准化的事务处理,是可以集中处理的。

  例如:

  新日电动车的4个生产基础在U9 ERP上线前分别各自接单,存在各生产基础的订单处理不规范不统一的缺点,更主要的是同一经销商要和多个生产基地打交道,体验不好。

  U9 ERP上线过程中,新日电动车设置了虚拟的订单处理组织,全国经销商的订单统一提交到这个组织进行价格、信用、可用量的评估,之后再分发给各个制造中心执行订单。

  类似的U9用户还有很多,如厦门恒耀、鹏驰五金等企业是通过成立“总管理处”来为多个工厂集中处理订单事务。

  U9ERP推的“集中采购、分散收货”也是共享服务的场景。限于篇幅就不展开了描述了。

  U9ERP中推的“多工厂集中计划模式”也还是共享服务的场景。

  咦?这不是在说NC的共享财务中心嘛,怎么又拐到U9的多工厂集中接单、集中采购了呢?谁在忽悠我买拐呢?跑偏。。跑偏。。跑偏。。。

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