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[财务共享] 财务共享标准化管理框架之标准化制度文件

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        如果把财务共享服务中心(共享中心)比作是一个大的平台,那么其中的标准化就是支撑这个平台的支柱之一,标准化制度文件、标准化文件体系以及标准化管理体系是构成此支柱必不可少的三大部分,每一项都不可或缺的组成这一支柱。标准化文件是整个体系中最基本且重要的部分,只有将文件这部分掌控好,体系才会有坚实的基础。

        标准化制度文件是指对共享中心每个业务事项的实质内容进行各环节的规范与风险控制。标准化制度文件的设计原则是三个方面:一是依据岗责,汇编工作规范等内容,形成岗位手册;二是全面规划业务管理流程,多级流程对应多级文件;三是为活动建立标准要求,将指标与流程岗责结合。简单来说三句话:一流程一文件、一岗位一说明、一活动一指标,在这一原则的指导下,共享中心形成标准化制度文件。

        在此基础上,标准化文件是分层级的,标准化的层级是指文件在文件架构中所处的位置及重要性。按照对业务事项描述从总括到细致对应分为零级、一级、二级、三级、四级(从上到下对应),如下图:

640.webp (9).jpg

   
        大家可以从这张表中对文件层级有一定了解,区别点也可以看到,在这里提示因零级文件只集团使用规范整体集团业务的文件,故共享中心文件使用一级文件到四级文件四个层级。

        在表格中可以看出标准化制度文件分为非流程类文件与工作流程类文件(附有格式),流程类文件可以理解为串联工作内容的线,非流程类文件是诠释某一工作内容或者工作内容的某一点的面。这两类文件状态维度及编制规则不同,但两类文件发布流程是一致的,如下图:(为标准化制度文件的发布流程):

640.webp (8).jpg


       此图为visoio图,是通过流程图来串联标准化文件发布流程。

        标准化制度文件的表现形式是公司OA正式发布标准化的制度文件,标准化制度文件可以达到正式发文可使用的状态,会经过事前讨论、事中编制、事后审核发布三个阶段,以下从这三个阶段来解读标准化制度文件。

        事前讨论是指对工作内容于编制前进行总结归纳进而有效讨论,这一过程中确定工作内容框架及内容,选择文件类型、确定编写人员等,事前讨论是一个重要的环节,是奠定文件质量的重要基础。通过充分讨论工作内容这一环节,编制人员对此业务事项有更加清晰的认知,后续文件编制时更加得心应手;事中编制是指在充分沟通基础上,编制者按照文件格式要求将工作内容编制成标准化制度文件的过程,这一过程涉及设计原则和方法、关键信息把控、风险点梳理、工作环节衔接等。文件编制者根据梳理过程和方法,将讨论确定的工作内容落实到文件中,并按照标准格式填写相关内容,将完成的文件与各团队接口人、标准化管理岗及集团沟通,达到可执行并发布状态;事后发布是指在文件达到可发布阶段后在OA进行发布,向文件涉及人员进行宣导开始执行。标准化管理岗提供文件发布流程操作说明及工具表格,方便发布文件使用。

       以上,从层级、类型、编制过程三个方面诠释了标准化制度文件编写过程。制度文件是共享中心标准化管理体系最基本最重要的环节,只有将制度文件编制完整完备,后续的环节才可能发挥更佳的效果,标准化在共享中心才能发挥真正的用处。

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发表于 2016-8-22 14:25:09 | 显示全部楼层
通过充分讨论工作内容这一环节,编制人员对此业务事项有更加清晰的认知,后续文件编制时更加得心应手;事中编制是指在充分沟通基础上,编制者按照文件格式要求将工作内容编制成标准化制度文件的过程,这一过程涉及设计原则和方法、关键信息把控、风险点梳理、工作环节衔接等。
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发表于 2016-8-22 14:25:40 | 显示全部楼层
在表格中可以看出标准化制度文件分为非流程类文件与工作流程类文件(附有格式),流程类文件可以理解为串联工作内容的线,非流程类文件是诠释某一工作内容或者工作内容的某一点的面。
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