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[财务共享] 百年国企财务共享之路

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胭脂粉的头像 楼主
发表于 2016-8-10 11:27:58 | 显示全部楼层 |阅读模式
  1企业概况

  陕西延长石油(集团)有限责任公司(简称“延长石油”)隶属于陕西省人民政府,是中国拥有石油和天然气勘探开发资质的四家企业之一,也是集石油、天然气、煤炭、岩盐等多种资源一体化综合开发、深度转化、循环利用的大型能源化工企业。

  延长石油油气勘探公司于2007年9月份成立,是延长石油有限责任公司的直属分公司和专业板块。

  目前,整个延长集团的财务管理架构可以分为三个层级,财务管理组织架构如下图:

  
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  勘探公司财务资产部在整个财务管理架构中处于中间层级,一方面勘探公司财务接受集团的领导,需要执行集团财务的整体管理政策和核算制度标准,另一方面勘探公司财务部也承担着对下属基层单位财务进行管理和监督的职能。

  2建立财务共享服务中心的动因

  延长集团目前正处于一个高速发展期,按照规划,十三五结束销售收入达到5000亿元,相比现在翻一番还多。企业的高速发展,带来了巨大的财务风险和资金风险,为了降低和规避财务风险,解决企业快速发展带来的财务压力,实现财务由核算向管控转型,延长石油决定建立财务共享服务中心,经过慎重考虑,选择了油气勘探公司作为试点单位。

  目前存在的财务风险

  目前勘探公司的财务管理架构还能够支撑勘探公司财务管理工作的运行,但也已经凸显出一些问题和隐患,而这些问题和隐患极有可能造成实际的财务风险,主要表现在:

  快速扩张带给财务的压力

  勘探公司自2007年成立以来就处于一种快速扩张式发展的状态,根据公司战略2015年将实现产量40亿方,到2020年将达到100亿方,因此需要建立更多采气厂,基层单位迅速增多,资金量迅速扩大,财务的工作量成倍增长。

  工作量迅速增长

  勘探公司2013年总投资额为29亿,今年增长到120亿,钻井数从去年的260口增长到今年的719口。工作量的增大,使财务人员疲于应付帐务处理工作。

  会计委派制面临瓶颈

  基层单位快速增长,2014年新增北区勘探开发指挥部、南区勘探开发指挥部等机构,以后还会逐年增加。目前实行的会计委派制遭遇瓶颈,缺少会计主管的人选。

  会计政策的执行得不到保证

  会计核算机构不断增多,对财务政策的统一性、核算制度的标准化带来挑战,因此检查和审计工作量不断增大。

  资金安全隐患

  公司的高速扩张,投资量2014年相比2013年增长了3倍,但是负责资金支付的出纳基本没有增加,并且目前资金支付完全依靠手工在财务公司的网银系统、银行的企业网银界面手工录入支付指令,一方面手工录入的支付指令信息和业务信息是否吻合,另一方面手工也很容易出现差错和失误,造成资金安全隐患。

  管理提升对财务提出了更高的要求

  随着规模的扩大,延长集团也在提升管理上狠下功夫,配合集团发展战略调整财务部署,实现了集团财务的统一管控,借助NC平台实现了财务一套帐的管理。同时对财务工作也提出了更好的要求:

  需要财务更多发挥管理和决策支持的职能

  企业体量越大、层级越多,管理决策的复杂性越大,因此需要财务能够更多发挥管理职能,能够给决策层提供具有参考价值的决策分析数据和报表。

  需要财务核算工作更加细致化专业化

  为了提供更加具有管理价值的财务分析数据,财务核算必须更加细致化和专业化。

  配合公司发展战略调整财务部署

  基于以上实际问题,延长财务领导深切认识到目前的财务部署应该说已经无法适应集团快速发展的需要,为了更好调整财务部署为集团管理战略服务,决定在勘探公司进行财务部署调整试点:

  建立财务共享中心,优化核算和基础业务

  在公司建立财务共享服务中心承担会计核算的职能,将会计核算所有工作纳入财务共享服务中心统一管理,执行统一核算制度和核算规则,优化财务核算流程,加强财务核算工作。

  促进财务工作转型,实现核算与管理双加强

  财务共享中心承担会计核算职能后,基层会计科长和会计人员可以更多承担管理分析的职能,同时在勘探公司

  可以建立与财务共享中心并列的管理会计科,承担管理会计的职能,为决策提供数据分析和报表。从而实现财务工作核算与管理的双加强。

  财务与业务紧密结合,使财务分析更具针对性——“接地气”

  基层单位的会计人员在解脱了大量的核算工作后,有更大的精力投入管理会计的工作,可以更多从业务环节,业务财务衔接环节加强管理的工作,使业务管理控制点前移,降低财务风险。同时,能更多的从业务的角度进行数据分析,使财务分析工作更加贴近业务,更“接地气”。

  3信息化规划

  信息化规划原则

  根据延长集团信息化的整体规划和现状,勘探公司制订了以下几项信息化规划原则:

  基于延长集团现有信息化平台作应用扩展

  延长集团已经统一部署了信息化平台,勘探公司的财务共享中心信息化建设应该是基于延长集团现有的信息化整体平台而进行,这样才能保证财务工作与集团和公司整体战略部署保持一致,更好的服务于集团和公司的决策层。

  财务共享中心只是信息化的一项应用内容,应该与集团其他业务的信息化应用归属于统一平台,这样才能保证财务共享中心能够与其他业务系统有效进行数据传递,提高工作效率,更好的发挥其服务职能。

  财务业务一体化规划

  目前财务的很多问题是由于业务没有实现信息化,在业务数据进入财务系统的环节产生的,同时也影响了财务的工作效率和报账实效,而且一旦发生错误很难追查。

  因此,财务信息化一定要考虑与业务一体化规划的问题,财务共享中心信息化建设一定要考虑与业务系统衔接的问题,及时目前暂时不实现业务信息化也必须要有与业务的接口,所选择供应商要有成熟的业务财务一体化产品。

  实现预算、核算、结算“三算合一”

  目前,勘探的公司的实际业务中,有出现付款错误的风险存在,究其原因在于业务管理、财务核算与资金支付三个业务环节之间没有打通。

  “三算合一”指的是财务核算、资金结算以及全面预算整合为一体,以预算控制业务的发生,以业务实际发生情况进行核算入账,根据帐务确定的数字进行资金结算支付。

  “三算合一”的实现必将大大降低勘探公司资金的风险,同时提高预算控制的准确性,提高财务管理水平。

  前移业务控制点,降低企业运营风险

  借助信息化手段,实现财务与业务的一体化,则可以在业务源头进行预算等控制,使业务控制点前移,将财务的事后控制转变为事前控制,使预算真正发挥效果,更好的发挥财务管控的职能,降低企业的运营风险。

  基于延长石油整体信息化平台的共享服务信息化规划

  
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  延长石油信息化总体架构

  勘探公司共享服务信息化建设确定了不改变延长石油现有信息化平台,在现有平台和信息化应用系统的基础之上做共享服务平台的应用扩展,将共享服务平台与现有信息系统融合,形成一体化的业务流程和数据。

  财务信息化平台主要包括核算系统、报账平台、影像系统、共享服务中心作业平台、资金管理系统等。

  财务核算系统:

  财务核算系统是财务共享服务中心的核心,公司日常经营活动的一切经济事项最终都会体现在财务系统的凭证和报表上。财务核算系统包括总账、固定资产、报表等内容。在目前的状况下,财务人员都是在财务核算系统中手工录入财务凭证;在财务共享服务模式下,财务人员不再手工录入凭证,而是确认报账平台中的单据,通过动态会计平台,自动生成财务凭证。在报表系统设计好报表的样式和取数公式,自动提取账务数据,生成财务报表和各种管理报表。

  共享服务系统:共享服务系统的核心是报账平台。报账平台是财务共享服务中心的数据来源,通过在报账平台中定义各种业务单据,实现财务数据全部来自于业务单据。未来各业务系统建设完成之后,报账平台就成了业务系统和财务系统之间的数据枢纽,业务系统的数据通过报账平台,进入财务共享服务中心作业平台的任务池,财务共享服务中心的业务人员看到都是报账平台的标准单据,进行业务处理。

  影像系统:

  影像系统为财务共享服务中心业务集中化、票据影像化、业务流程化提供的基础技术平台。财务共享服务中心的应用系统都需要建构在影像平台基础之上。影像系统由一系列的子平台构成,包括影像采集平台、影像处理平台、影像展现平台、影像存储平台、影像工作流平台五部分。

  资金系统:

  资金系统为财务共享服务中心统一支付提供了有利的条件和技术手段。通过资金计划、付款排程管理,实现资金的合理安排和优化使用,提高资金的利用率;基于银企直联技术,将报账平台与财务公司、各银行的网上银行建立无缝连接,实现从业务到财务审核、支付、核算的一体化处理,确保资金支付过程的安全。

  作业平台:

  作业平台是财务共享服务中心业务人员进行任务派发和提取以及作业人员绩效考核的平台。包括:业务委托关系管理、单据格式设计、任务池管理、任务抓取与派发、任务调整、查询分析、绩效考评等。

  移动办公APP:

  在财务共享服务中心信息化架构的基础上,待条件成熟后,通过移动APP软件的开发和使用,实现费用报销、审批环节的移动办公,使业务经办人员、审批人员的办公地点不再局限在办公室,进一步提高工作效率。

  本阶段财务共享服务建设需搭建全面预算系统与报账平台/财务核算系统间的接口,未来逐步建立与OA系统、法务系统、人力资源系统间的接口。

  财务共享服务中心系统与其他系统对接

  财务共享服务中心在实际应用中,需要与包括预算、OA、法务系统等多个系统进行集成,系统集成方案成为财务共享服务中心项目建设过程中非常重要的一部分内容。

  
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  勘验公司共享系统对接架构图

  目前勘探公司的财务共享报账平台在NC6产品上实现,需要实现的系统对接主要有:

  共享服务报账平台与久其预算管理的对接(预算样表设计、预算控制规则设计、预算数据的导入、预算控制、分析等)。

  因为与预算系统不是一个平台,因此需要开发接口:

  预算管理与久其预算管理产品EXCEL文件接口,将批复生效后的预算数据传递到预算控制中;在财务财务共享服务中心产品中进行后续的预算执行和预算控制;

  预算管理根据设置的预算控制规则和方案,对费用管理产品、往来款管理产品、资金管理产品以及总账管理中的单据进行预算的额度审批检查和控制;并能够将往来管理、费用管理、资金管理等的执行数提取到预算管理中,进行预算执行统计分析;

  网银支付与财务公司资金管理系统的对接(网上银行、资金调度等),付款类单据通过银企直连与财务公司对接,显示在用友系统中直接进行网银付款处理;

  财务共享服务中心实现与物资管理系统的对接。物资管理目前尚未使用系统,下一期考虑使用用友NC6系统,不需要进行接口开发,通过系统配置即可实现系统对接。

  财务共享服务中心实现与财务管理系统的对接。财务管理与共享报账平台都是使用NC6平台,通过会计平台配置就可以实现报账单据生成凭证,同时能够从凭证反向追溯查询到报账单据。

  4建设历程

  延长石油油气勘探公司财务共享中心项目从项目筹备到正式上线,历时15个月。

  
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  建设历程主要可以分为以下几个建设阶段:

  可行性分析论证阶段

  2014年7月——2015年2月,财务共享服务中心项目启动及外部对标学习、可行性分析决策阶段,到中兴、海尔、中铁建、中交二航局等已建设完成财务共享服务中心的进行现场参观和学习,并对勘探公司各单位进行初步调研,论证财务共服务中心建设的可行性;形成了《陕西延长石油集团财务共享服务中心试点建设方案》并上报集团公司批复。

  业务梳理及整体方案设计阶段

  2015年2月——2015年7月,为业务梳理及整体方案设计阶段。北京华鼎方略咨询公司和用友网络科技有限公司共同进行了业务梳理并进行整体方案设计,经过多轮讨论,形成了《延长油气勘探公司财务共享服务中心整体设计方案》。

  实现预算、核算、结算“三算合一”

  2015年7月——2015年10月,为项目建设阶段,召开了项目启动会,制订了详细的项目建设计划。项目组根据项目建设计划有序推进各项工作,包括:设备采购、办公场地布置以及财务共享服务中心系统的实施工作。用友网络9月初完成财务共享服务中心系统实施工作,9月6日财务资产部召开了项目试运行动员会,9月份财务人员依据一套账系统的数据,在财务共享服务中心系统进行试运行,试运行完成后,出具了系统测试报告,经过验证,系统具备正式上线运行的条件。10月15日,北区勘探指挥部在系统中录入了第一张报账单,标志系统正式上线运行。

  正式上线及运行支持阶段

  2015年10月——至今,财务共享服务中心正式上线及运行支持阶段,油气勘探公司财务共享服务中心正式上线运行,进入运行支持阶段。

  5关键应用

  按照“整体规划,分步实施”的原则,勘探公司所有单位、所有业务的财务挂账、核算、结算等业务纳入财务共享服务中心处理。经过对勘探公司核算业务的梳理,共梳理了一级业务13个一级流程,包括费用与报销管理、存货管理、薪酬管理、工程结算管理、资金管理、税费管理、油气资产管理、固定资产管理、无形资产管理、往来账款管理、生产成本管理、收入核算管理、总账报表编制流程,将纳入财务共享服务中心处理。具体流程清单如下:

  
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  根据业务流程的复杂度不同,对于条件成熟的业务直接走财务共享服务中心的线上审批流程,如:差旅费、会议费等日常报销业务;条件不成熟的业务继续保留纸质审批流程,审批完成后,将审批结果扫描进入财务共享服务中心的系统。

  业务单据统计:

  
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  以下分别就勘探结算业务、物资管理业务、费用管理业务加以阐述和分析。

  工程结算业务

  勘探业务是勘探公司的核心业务,也是业务管理和财务管控的重点和难点,本次共享服务实施,首先考虑从勘探结算业务开始进行业务管理,将核心业务进行共享。

  勘探结算业务共享流程:

  勘探业务的业务阶段流程、所涉及业务单据、系统实现方案如下图所示:

  
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  勘探结算业务特点:

  勘探业务的业务阶段流程、所涉及业务单据、系统实现方案如下图所示:

  按照勘探工程进度分阶段结算,每个阶段结算的费用项目、控制要点、结算对象、涉及业务部门等要点都不相同。

  各阶段结算所使用单据不同,单据种类繁多,需要进行审核签字的部门众多。

  结算需要严格按照合同进行;但也有例外情况发生,比如:钻前业务。

  勘探工程完工后结算工程成本,油井转油田公司经营,属集团内部交易;气井由勘探公司钻井队转勘探公司采气厂经营,属勘探公司内部资产转移。

  各类油井数量众多,结算和资金支付频繁业务量大,内控风险较高;后期工程成本核算及转固难度大。

  属于核心业务,因此管理数据需求量大,需要提供的统计分析数据较多,需要统计数据的口径和维度众多,因此报账和核算需要更加细致化。

  勘探结算业务共享解决方案价值

  采用线上线下相结合的审批模式,对于结算资料准备过程中所涉及的业务部门均线下手签审批,结算资料准备齐全后提报结算则进行资料扫描后各部门线上审批,既满足了内控的要求防范了风险,又最大程度的简化了流程,提高了审批效率。

  
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  实现了勘探工程全生命周期的信息化管理,从工程各阶段结算到工程款支付到财务核算到工程转固结转,贯穿了钻井工程部、财务共享中心、财务资金中心、采气厂、油田公司等部门和单位的业务操作过程,业务数据可以横跨业务部门和业务阶段进行反向追溯。

  以井号作为核算的关键维度,实现了“单井核算”,可以按照井号统计单井成本、收入、资金支付情况等信息,且所有数据都可以追查到业务单据,实现了财务数据和业务数据的一体化。

  
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  根据凭证联查报账单据

  
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  联查影像文件

  在业务报账单据上设置了众多关键填报项目,从业务一线取得财务辅助核算的项目信息,避免因财务人员不了解业务实际情况而造成明细核算项目的偏差,从而提高财务分析的准确性。

  
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  钻前业务分类明细项

  
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  井别分类明细项

  
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  工程项目分类明细项

  表头表体分离,同一类型结算业务在同一张单据上允许表体各行井号不同,提高了填报效率,减少了结算单据数量和单据填报扫描工作量。

  
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  物资管理业务

  物资管理业务共享流程

  本次共享服务实施涉及到的物资管理业务有:物资采购结算、物资领用出库、物资调拨出入库、物资盘点、物资处置,涵盖了物资管理的全部业务。

  涉及到的报账业务单据有:物资采购结算单、物资领用出库报账单、物资调拨入库报账单、物资调拨出库报账单、物资盘盈单、物资盘亏单、物资处置单共7张单据。

  由于勘探公司目前还没有使用物资信息化系统,因此物资报账业务采用线上现下结合的方式,由物资管理部人员将经过稽核后的业务原始单据汇总后填报相关报账单据,并扫描原始单据作为影像附件。

  物资管理整体业务流程如下图:

  
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  录入物资类结算单

  
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  打印结算单并由各级领导手签后扫描

  
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  扫描采购合同作为影像附件

  
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  扫描发票作为影像附件

  
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  扫描发票作为影像附件

  
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  物资结算业务共享解决方案价值:

  业务财务与共享财务有机结合

  由物资管理部门的业务财务人员将原始单据进行稽核和整理汇总后,填报相关报账单,共享中心财务人员进行审核和记账工作,一方面提高了报账数据的准确性,一方面进行了业务财务和共享财务的有效区分和合作,使财务管理分工和职责更为清晰明确,为财务管理转型打下基础。

  报账、核算、支付三位一体,数据联动

  由业务报账单据推式生成财务凭证,需要挂应付帐款的采购入库结算单则同时生成应付单据,报账单与应付单审批同步。实现报账、核算、支付三位一体,数据联动。

  涵盖物资管理的全面业务

  共享业务处理涵盖了物资管理的全过程,为后续实现物资管理信息化打下了良好的基础;同时,财务管理的环节向前延伸,使财务与业务更有效的衔接。

  费用管理业务

  费用报销业务包括了

  本次共享实施的费用类业务包括:费用报销业务、费用计提业务、预提及待摊费用业务、借款还款业务。全面涵盖了延长业务过程中所涉及的管理费用、制造费用、经营费用、财务费用的管理。

  费用报销业务共享流程

  费用报销业务由业务发起人在系统中填写相关报销单据,并将原始单据张贴后交共享中心扫描岗进行票据初审和扫描,相关审批人员审批完成后,共享中心会计进行记账处理。业务流程如下图:

  
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  由于延长目前预算管理使用其他系统,因此费用报销时人工进行费用预算控制,二期计划开发预算系统与共享系统接口,在填写费用报账单时进行系统预算控制。

  
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  费用报销单录入界面

  费用共享业务价值

  打破时间和空间的界限,随时随地填写、审批、查看报销单

  可以通过移动设备填写、审核报销单据,随时随地进行处理,不滞于物,提高报销效率。

  统一、规范、标准化了费用制度和报销流程

  在整个勘探公司范围了统一、规范、标准化了费用管理制度和报销流程,并通过系统进行了固化,各单位报销业务统一在共享中心处理,避免了人为操作造成的执行偏差。

  减少财务工作量,基层日常工作由做账变分析

  共享中心处理了报销等占用财务人员大量时间精力的账务处理工作,基层单位的财务人员可以将更多时间放在财务分析等对管理更具价值的工作上;同时,通过建立共享中心,使财务数据更加标准化,更具分析价值。

发表于 2016-8-11 09:36:21 | 显示全部楼层
采用线上线下相结合的审批模式,对于结算资料准备过程中所涉及的业务部门均线下手签审批,结算资料准备齐全后提报结算则进行资料扫描后各部门线上审批,既满足了内控的要求防范了风险,又最大程度的简化了流程,提高了审批效率。
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