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[财务共享] 上万人的宏图三胞用财务共享中心解决运营难题

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  案例背景
  
  三胞集团有限公司,旗下独资及控股企业超过100家,员工总数超过8万人。目前,集团总资产已突破500亿元,年销售总额超过650亿元。2013年,连续第10年入围“中国企业500强”。
 
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  作为百强民营企业之一的三胞集团。最开始提出财务共享中心需求的来自于宏图三胞高科技术有限公司,这是三胞集团旗下上市公司宏图高科(600122.SH)的全资子公司,主营3C消费类电子产品与服务。经过十几年的发展,宏图三胞的多业态店面快速扩张,现已成功覆盖华北、华东、华南、西南、华中等地区的200多个城市,并形成拥有员工近万名,年销售额近265亿元的超大型3C连锁零售与服务型企业。
  
  财务共享中心的三层管理架构
  
  财务共享服务中心建设是一个全方位的财务转型。宏图三胞集团需要建设的财务共享中心也不例外,需要将原来分散、重复的财务处理方式全部整合,采用集权式的三层管理架构。
  
  第一层由集团财务中心负责,集团总部财务主要负责财务战略与规划,制定和维护集团财务制度和规范,加强集团整体风险管理,保证制度的合规与数据的真实有效,参与集团的业绩管理与经营决策。推进最佳流程和实践在集团内部的运用。
 
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  第二层由业务单元财务负责。中层业务单元包括(区域财务和门店财务)。区域财务主要贯彻集团财务方针,按区域细化总部的财务制度,指导和监督下属门店的财务活动。审核并分析下属单元的财务活动成果。门店财务主要是执行集团及区域层面的相关的财务制度,完成相应财务工作,汇报本层级财务工作成果,支持门店层面的业绩分析与风险控制。
  
  第三层主要由财务共享服务平台实现。通过集中化、标准化和端到端的核算流程管理,低成本高效率的为集团内各公司提供统一的会计核算服务和常规报表编制。通过资金的集约化结算,提高资金的使用效率,降低资金的风险。
  
  泛微承担财务共享中心的流程落地
  
  在整个财务共享中心的构建中,涉及战略规划,流程落地、组织调整、系统融合、选址五大部分建设内容。其中战略规划和组织调整由著名的安永咨询负责。在流程和系统融合部分,需要将泛微工作流平台(OA)、SAP 预算控制系统、SAP财务核算系统、合力中税平台、资金管理系统、单据及档案管理平台进行对接。这是一个相对比较复杂、难度高的融合任务。泛微项目顾问主要承担流程部分的方案落地及部分实施工作。
 
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  在流程建设部分,经过SAP、泛微等众多团队的日夜奋战,近一年的时间终于将财务共享中心项目落地。
  
  效果很快显现,通过泛微工作流平台系统自动处理员工及对公报销,预算调整等流程共计10000多条。共享中心费用审单每天达到35单,对比原有总部及区域的平均水平(15单)有较大提升,费用核算处理人员总量可以得到一定幅度减少。
 
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在共享中心模式下完整的费用报销流程

  
  这是新型跨平台、跨部门的业务融合
  
  项目的成功实施,宏图三胞从集团领导层到财务中心人员到基层员工,都能感受到构建财务共享中心带来的惊人变化:
  
  集中化处理费用报销事项,并以费用事项为分工方式,提高会计账务处理的效率,降低人员成本。
  
  统一门店和区域的费用报销,降低门店备用金的资金风险,提高报销规范性。
  
  对变动费用实现事前管控和预算控制分析,以满足公司费用控制的需要。
  
  清晰定义未来费用审批流程和原则,及财务参与度,依此纳入系统化管理,保证全公司一致性遵守报销政策。
  
  明晰的公司费用管理政策能降低内控风险,为员工报销提供制度依据,减少上线风险。
  
  作为一种新型的管理模式,财务共享服务不是简单的操作集中或者人员集中办公,而是涉及战略、组织和人员、流程和系统等众多要素进行变革的管理转型。
  
  实施财务共享中心,让宏图三胞集团成功实现了“降低成本、提升管控”、“推动财务转型”。实现集团内跨平台、跨部门的业务流转平台,确保三胞文化理念、价值观和行为方式的统一高效。促进三胞体系内信息、知识、资金、人才等资源的共享,形成整体合力。

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