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一个CFO眼里的BPM流程管理

朱暑冰 IT微咨询 2017-3-13 13:37
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摘要:   现在在IT媒体里看到一篇好的成功案例实在太难了,大多没有干货,反倒是在一些财务、销售、市场、人力资源的媒体里偶然能看到带有业务细节描写和真实业务用户观点的信息化场景,这两天刚好在CFO杂志上看到一篇《 ...

  功能介绍 随时随地答疑解惑IT需求分析方面的问题,包括但不限于立项、需求调研、需求分析、应用选型、IT战略规划、业务转型。


  现在在IT媒体里看到一篇好的成功案例实在太难了,大多没有干货,反倒是在一些财务、销售、市场、人力资源的媒体里偶然能看到带有业务细节描写和真实业务用户观点的信息化场景,这两天刚好在CFO杂志上看到一篇《高阶财务视角:长线布局,内控之道》,其中罗格朗低压电器(无锡)有限公司CFO分享的一些观点涉及到流程管理BPM应用,BPM的供应商以及甲方的IT部门、中层都可以阅读一下,了解高层管理者真正关心的重点。


  谈及控制,必然谈及审批。一旦发现漏洞,一般管理者给出的万能解药会是“修改流程”、“加强审批”。最后,本来简单的管理动作,流程越改越复杂,越加强问题却越来越多。比如“审批加强”到要求销售人员每笔费用在发生前都必须通过OA系统得到批准。而销售人员因为无法做到每笔费用都事前申请,所以最后的应对之策也很简单,就是干脆在提交所有报销单的同时,也在OA系统提交另一份本应该在事前提交的申请。最后这个被“加强”的审批除了制造了多一倍的文件外,没有产生任何实质意义。实际上,销售人员和他们的经理用了在这个毫无用处的OA申请之外的沟通方式来完成授权审批这个管理过程。要真正“加强”费用管控,更有效的方式是帮助和支持销售经理更简单、快捷、有效地完成这个管理过程,并且有效地记录、分析、总结这个过程。


  点评:费用报销之前必须申请的规定估计很多企业都有,跑两遍流程,审批两遍,每一次的审批估计环节肯定不止一环,常见的会至少要3个人同意。系统做的好的企业会在跑报销流程的时候从申请的表单里自动抓一些数据,但节省的功夫有限。有不少做BPM的软件商还向新客户宣传这种所谓的最佳实践,似乎是对费用的预测更加准确,现在,大家知道了企业的高层是如何看待这种问题的吧。


  基于过度的不信任而建立的复杂审批方式和标准,本意是防止个别员工的偶尔舞弊行为,但却是惩罚所有员工,只会让优秀员工因为手续的繁琐而频繁受挫,扼杀他们原有的积极主动的精神和创造性。




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  费用报销表单


  点评:上面说的一个审批流程至少要有3个审批环节,就是一种人为的复杂化,实际上除了直属经理,后续环节的审批人对实际情况的了解十分有限,而且后续审批人每天的审批项目更多,所以他们通常的做法是快速地批处理,前面同意他也同意,形式主义。至于有人说后面的财务要审核票据,完全没有必要。他们可以抽查,如果真有问题,可以倒追溯问题人,没必要把自己放在审批链条上成为必须经过的一环。


  业务部门的同事、职业经理也有自己的职业追求和职业道德,他们知道该如何自我约束。对于财务部门,他们更希望得到的是信息、分析和建议。财务人员应该利用自己在信息收集、处理上的优势,更多地贡献这种价值。事实上,相对于与业务部门的同事在成本费用上锱铢必较,质疑他们的费用高低,与他们一起分析讨论如何提高每一笔投资的投入产出相比,更会让参与讨论的所有人身心愉悦。基于这种理解,该CFO正在推动开发一个名为“多维度预授权管理工具”的IT平台。收集到真正的第一手数据并利用BI工具进行大数据分析,推动绩效,为业务提供多维度的洞察力。


  点评:相对于复杂的审批流程,BPM应用的设计者和使用者更应该关注的是对流程中数据的收集、处理和分析,即BAM的应用。对于历史数据的分析可以得到经验数据,如销售部门每个月的销售费用是多少,差旅、餐饮百分比如何,华为/华东/华南3个地区的费用是多少;而每周的分析包括YTD的费用是多少,是否是正常状态,有没有某些人、某些地区、某类费用大幅超支等,这些数据的分析对于财务和业务管理人员才更有价值。这样的分析报告会每周给到各级经理,和经验数据及本财年预算相比较,他们自然知道费用控制和审批时的松紧程度。
作者: 朱暑冰
来源: IT微咨询  

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